Power AutomateでTeamsに投稿された業務記録を集計する

Microsoft Power Automateを業務で使用したところ簡単な定形処理を自動実行させるのに便利でした。

Microsoft Power Automate

make.powerautomate.com

Power Automate、Teams、Excelを連携させてTeamsに投稿されたメッセージをPower Automateを使って Excelに記録する処理を作成してみます。

動作のイメージ
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例として残業の業務記録メッセージを個々人がTeamsに投稿し、 Teamsに格納したExcelファイルに投稿内容を自動的に残すという形の処理を作成してみます。

Teamsにメッセージを投稿する

Teamsに格納したExcelに投稿者、投稿日、残業目的、残業時間が自動的に記録される

Teamsにテスト用チームを作成
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Teamsにテスト用チームを作成します。

Teamsのチームを選択すると左下に「チームに参加、またはチームを作成」が表示されるのでクリックします。

チームを作成をクリックします。

初めからチームを作成するをクリックします。

プライベートをクリックします。

チーム名をTestに変更して作成をクリックします。

Testにメンバーを追加画面が表示されたらスキップをクリックします。

Testチームが作成されました。

記録Excelファイルの用意
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Excelファイルを自分のPC上で新規作成し、ホームタブを選択します。
セルのA1:D1を選択し、テーブルとして書式設定から好きなデザインのテーブルを選択します。
例として白テーブルスタイル(淡色)8を選択しています。

テーブルスタイルを選択すると「テーブルとして書式設定」が表示されるので、OKを押します。

テーブルが作成されるので、それぞれのヘッダーの名前を変更します。

列名	設定値
A列	名前
B列	日付
C列	残業目的
D列	時間

テーブルを選択するとテーブルデザインが表示されるので、テーブル名を残業記録に変更します。

Teamsの一般チャネルのファイルを選択し、作成したExcelファイルをTeamsにアップロードします。

Power Automateの作成
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トリガーの作成
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Power Automateの作成画面で作成をクリックし、自動フローをクリックします。

フロー名を残業記録と入力し、フローのトリガー検索画面でteamsと入力します。
チャンネルに新しいメッセージが追加されたときを選択し、作成をクリックします。

Power Automateの編集画面が表示され、トリガーに選択した項目が表示されます。
チーム名を最初に作成したテスト用チームに変更し、チャネルをGeneralに変更します。

項目	設定値
チーム	Test(リストから選択)
チャネル	General(リストから選択)

アクションの作成
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新しいステップをクリックします。

検索欄にhtmlと入力し、Html to textを選択します。

Teamsに投稿されたメッセージにはhtmlタグが入っていて、そのまま利用すると後々の処理が複雑になってしまうため、Teamsのメッセージからhtmlタグを除いたテキストに変換します。

Html to textのContent部分をクリックすると右下に入力画面が表示されるので、メッセージ本文コンテンツをクリックします。

新しいステップをクリックします。

検索欄に変数と入力し、変数を初期化するを選択します。

アクションが追加されるので、各項目を下記のように設定します。

項目	設定値
名前	残業目的タイトル削除
種類	文字列
値	replace(outputs(‘Html_to_text’)?[‘body’],‘残業目的：’, ‘’)

replace関数は指定した文字を別の文字に置換する関数です。
Html to textアクションの結果に対して 残業目的： という文字を空白に置換しています。

項目	値
置換前	残業目的：　A作業対応のため残業時間：1
置換後	A作業対応のため残業時間：1

新しいステップを追加します。
検索欄に変数と入力し、変数を初期化するを選択します。

残業目的と残業時間がくっついてしまっていて、このままだと処理ができないので
残業目的と残業時間を「残業時間：」という文字列で分割して、新しい変数に格納します。

項目	設定値
名前	残業項目配列
種類	アレイ
値	split(variables(‘残業目的タイトル削除’),‘残業時間：’)

split関数は文字列を指定した文字列で分割し、配列として返す関数です。
分割前の文字列に対して 残業時間 という文字で分割を行ってます

項目	値
分割前	A作業対応のため残業時間：1
分割後	A作業対応のため 1

新しいステップを追加します。
検索欄に変数と入力し、変数を初期化するを選択します。
残業項目配列の1番目に格納されている要素(残業の目的)を変数に格納します。

項目	設定値
名前	残業目的処理前
種類	文字列
値	last(take(variables(‘残業項目配列’),1))

変数から値を取得するにはvariables関数を使用します。
last関数は配列から最後の要素を取り出します。
take関数は配列の先頭から指定した数の要素まで取り出します。
Power Automateで配列から要素を取り出す場合はlastとtakeを組み合わせます。

残業目的の末尾に改行コードが入っているため、削除します。
改行コードの削除は以下を参考にさせていただきました。

Power Automate 上で複数行文字列を改行で分割する #PowerAutomate - Qiita

qiita.com

新しいステップを追加し、変数を初期化するを選択して下記のように入力します。

項目	設定値
名前	改行コード
種類	文字列
値	(Enterを押して改行)

新しいステップを追加し、変数を初期化するを選択して下記のように入力します。
repleace関数を利用して改行コードを削除しています。

項目	設定値
名前	残業目的処理前
種類	文字列
値	replace(variables(‘残業目的処理前’),variables(‘改行コード’),’’)

残業項目配列の2番目に格納されている残業時間を変数に格納します。
変数を初期化するを選択し、下記のように入力します。

項目	設定値
名前	残業時間
種類	文字列
値	last(variables(‘残業項目配列’))

配列から最後の要素を取り出す場合、last関数だけで取り出せます。

Teamsに投稿された日付を変数に格納します。
変数を初期化するを選択し、下記のように入力します。

項目	設定値
名前	投稿日
種類	文字列
値	addHours(triggerOutputs()?[‘body/createdDateTime’],9,‘yyyy/M/d’)

Teamsで投稿された日付はUTCなので、addHours関数を利用してJSTに変換します。

Teamsの投稿者を変数に格納します。
変数を初期化するを選択し、以下のように設定します。
値欄をクリックすると入力フォームが表示されるので、入力フォームから値を入力します。

項目	設定値
名前	投稿者
種類	文字列
値	メッセージ from ユーザー displayName(フォームより選択)

新しいステップを追加し、検索欄にExcelと入力します。
Excel Online(Business)を選択し、表に行を追加をクリックします。

新しいステップが追加されるので、各項目を設定します。

項目	設定値
場所	Group-Test(リストから選択)
ドキュメント	ドキュメント(リストから選択)
ファイル	/General/残業.xlsx(リストから選択)
テーブル	残業記録(リストから選択)
名前	投稿者(フォームから入力)
日付	投稿日(フォームから入力)
残業目的	残業目的(フォームから入力)
時間	残業時間(フォームから入力)